Bật mí các thủ thuật Excel hay mà dân văn phòng không thể không biết [Kèm file thực hành] – cách làm văn bản trên excel

Là dân văn phòng chắc cú sẽ có lúc bạn phải sử dụng đến bảng Excel. Dưới đây, TBKC xin chia sẻ những thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng mà chúng ta nên biết

Bạn đang xem: cách làm văn bản trên excel

Là dân văn phòng chắc cú sẽ có lúc bạn phải sử dụng đến bảng Excel. Dưới đây, TBKC xin chia sẻ những thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng mà chúng ta nên biết để có thể hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả nhất!

>>> Có thể bạn quan tâm:

Bạn đang xem: Tiết lộ các thủ thuật Excel hay mà dân văn phòng không thể không biết [Kèm file thực hành]

Thủ thuật sử dụng phím tắt trong Excel cho dân văn phòng

Excel là một dụng cụ rất hữu ích cho dân văn phòng. Trong quá trình làm việc, không ít thì nhiều tất cả chúng ta sẽ phải có lúc phải sử dụng đến PM này để làm việc hiệu quả, khoa học hơn. Cũng chính vì vậy, việc nắm chắc các thủ thuật Excel cho dân văn phòng không chỉ giúp bạn làm việc nhanh chóng, đơn giản hơn mà còn hỗ trợ bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.

Và chắc cú, một pro Excel phải nắm vững và biết cách sử dụng các phím tắt (hotkey). Việc sử dụng phím tắt Excel sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian thao tác đi rất nhiều nên bạn làm việc sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Thực sự việc sử dụng các phím tắt này là không thể thiếu so với một người làm văn phòng, nhất là dân kế toán chuyên nghiệp. Sau đây, hãy cùng TBKC học thuộc một số phím tắt cơ bản trong Excel để ứng dụng vào công việc của mình nhé!

>> Xem thêm: Cách đánh số trang trong Excel 2010, 2007, 2016 theo ý muốn

Nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel

Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.

Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính.

Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng tính.

Ƭab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính.

Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.

Ctrl + Home: Di chuyển đến ô trước tiên của một bảng tính.

Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.

Ctrl + ₣: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm – Find).

Ctrl + Н: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế – Replace).

Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó.

Ctrl + ₲ (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại ‘Go to’.

Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.

Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete.

Nhóm phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu

Phím tắt Undo/Redo

  • Ctrl + Ż: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) – Undo.
  • Ctrl + У: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) – Redo.

Làm việc với Clipboard

  • Ctrl + ₵: Sao chép nội dung của ô được chọn.
  • Ctrl + Ҳ: Cắt nội dung của ô được chọn.
  • Ctrl + 𝒱: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.
  • Ctrl + Alt+ 𝒱: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special.

Các phím tắt chỉnh sửa bên trong ô Excel

  • F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.
  • Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô Excel.
  • Enter: Hoàn thiện nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới.
  • Shift + Enter: Hoàn thiện nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên.
  • Tab/Shift + Tab: Hoàn thiện nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên trái.
  • Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô.
  • Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
  • Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
  • Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.
  • Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.
  • Alt + Н + ₣ + ₵: Phím tắt tô màu trong Excel, bạn chọn ô có dữ liệu muốn đổi màu, nhấn phím Alt rồi nhấn Н, vẫn giữ Alt nhấn tiếp ₣, tiếp tục giữ Alt và nhấn ₵ rồi chọn màu cần đổi.

Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn

  • Ctrl + 𝓓: Sao chép nội dung ở ô bên trên.
  • Ctrl + Ŕ: Sao chép ô bên trái.
  • Ctrl + “: Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
  • Ctrl + ‘: Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
  • Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột.
  • Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột.
  • Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa một ô comment.
  • Shift + F10, sau đó M: Xóa comment.
  • Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại.
  • F11: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet biểu đồ riêng biệt.
  • Ctrl + K: Chèn một liên kết.
  • Enter (trong một ô có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.

Ẩn và hiện các phần tử

  • Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.
  • Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng đang ẩn trong vùng lựa chọn chứa hàng đó.
  • Ctrl + 0 (số 0): Ẩn cột được chọn.
  • Ctrl + Shift + 0 (số 0): Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn.
  • Lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + Z.
  • Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng hoặc cột.
  • Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.

Chỉnh sửa bên trong ô

  • Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải.
  • Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên phải.
  • Shift + Home/Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu / đến cuối của ô.

Nhóm phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn

Chọn các ô

  • Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.
  • Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.
  • Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.
  • Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các khu vực chứa dữ liệu).
  • Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file Excel.
  • Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.
  • Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất cả các ô kể từ ô đang chọn đến cuối cột
  • Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.
  • Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng.
  • Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về đầu tiên của bảng tính.
  • Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).

Quản lý trong các vùng lựa chọn

  • F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím Shift.
  • Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.
  • Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống/lên trong vùng đang được chọn.
  • Tab/Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải/trái trong vùng đang được chọn.
  • Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.
Xem Thêm  Top 13 kết quả tìm kiếm cách chặn quảng cáo trên ios mới nhất 2022

Nhóm phím tắt định dạng dữ liệu

Định dạng ô

  • Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.
  • Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.
  • Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.
  • Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.
  • Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.
  • Alt + ‘ (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.

Các định dạng số

  • Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.
  • Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General.
  • Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng và năm.
  • Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc PM.
  • Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.
  • F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.

Căn ô

  • Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.
  • Alt + H, A, C: Căn giữa ô.
  • Alt + H, A, I: Căn ô sang trái.

Phím tắt công thức

  • =: Bắt đầu một công thức.
  • Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function.
  • Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.
  • Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.
  • Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức.
  • Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng.
  • F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.
  • Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động.
  • Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.
  • Ctrl + ‘: Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.
  • Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải sheet đang mở
  • Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở.
  • Ctrl + ▽◁▷: Di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải của bảng tính.
  • Ctrl + ▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô chọn xuống cuối bảng.
  • Ctrl + Shift + 1 (!): Định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy.

  • Ctrl + Shift + 4 ($): Định dạng ô tiền tệ $.
  • Ctrl + Shift + 5 (%): Định dạng ô là số %.
  • Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong bảng tính.
  • Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày hiện tại vào ô.
  • Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức.

Các thủ thuật tính toán hay trong Excel

Tính toán các bảng dữ liệu là công năng chính của Excel và chúng ta thường phải làm điều này dựa vào các công thức. Công thức là các phương trình thực hiện các tính toán khác nhau trong các bảng tính. Mặc dù Microsoft giới thiệu thêm nhiều hàm mới qua các năm nhưng khái niệm công thức bảng tính Excel vẫn giống nhau trong tất cả các phiên bản Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và thấp hơn.

  • Tất cả các công thức Excel bắt đầu với một dấu bằng (=).
  • Sau dấu bằng, bạn nhập hoặc là phép tính hoặc hàm. Ví dụ: để cộng các giá trị trong các ô từ B1 tới B5, bạn có thể:
    • Gõ toàn bộ phương trình: = B1 + B2 + B3 + B4 + B5
    • Sử dụng hàm SUM: = SUM (B1: B5)
  • Nhấn phím Enter để hoàn thành công thức. 

Trong một công thức Excel thì hàm là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn tính toán chính xác. Chính vì vậy, việc nắm rõ những hàm cơ bản, thường xuyên sử dụng là một trong các thủ thuật Excel quan trọng cho dân văn phòng. Sau đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số hàm tính toán cơ bản trong Excel nhé! 

Hàm đếm

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô C6 đến C14, hãy gõ =COUNT(C6:C14). Ngoài ra còn có hai hàm khác là: 

Hàm COUNTA

  • Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2…).
  • Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
  • Chức năng: Hàm đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
  • Ví dụ: =COUNTA(A4:D9) đếm các ô chứa dữ liệu trong dãy từ ô A4 đến ô D9.

Hàm COUNTIF

  • Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria).
  • Các tham số:
    • Range: dãy dữ liệu các bạn muốn đếm.
    • Criteria: điều kiện, tiêu chuẩn cho các ô đếm.
  • Chức năng: Hàm đếm các ô chứa giá trị theo điều kiện cho trước.
  • Ví dụ:=COUNTIF(A1:A5,”>9″) đếm toàn bộ các ô từ A1 đến A5 có chứa số to hơn 9.

Hàm tính tổng

Hàm SUM

Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với phương pháp tính thủ công thông thường.

  • Cú pháp: SUM(Number1, Number2..).
  • Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
  • Ví dụ: =SUM(A2:B2) tính tổng các giá trị từ ô A2 đến ô B2.

Hàm SUMIF

Nếu bạn muốn tính tổng các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn mang vào thì bạn sử dụng hàm SUMIF.

  • Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range).
  • Các tham số:
    • Range: Là dãy số mà các bạn muốn xác nhận.
    • Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn các bạn muốn tính tổng (có thể là số, biểu thực hoặc chuỗi).
    • Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
  • Ví dụ: =SUMIF(A1:A5,”green”,B1:B5) tính tổng các ô từ B1 đến B5 với điều kiện giá trị trong cột từ A1 đến A5 là green.

Hàm SUMPRODUCT

  • Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,Array2,Array3…).
  • Các tham số: Array1: bắt buộc, đối số mảng trước tiên mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng. Array2, Array3… tùy chọn, các đối số mảng từ 2 đến 255 mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng.
  • Tính năng: Lấy tích của các dãy mang vào, sau đó tính tổng các tích đó.

Lưu ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều, nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.

>>> Xem thêm: Cách tắt PM diệt virus đơn giản cho Win 10

Hàm tính giá trị trung bình

Hàm AVERAGE

  • Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…).
  • Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
  • Tính năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số.

Hàm MIN/MAX

Hàm MAX và hàm MIN thường được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu.

Hàm MAX

  • Cú pháp: MAX(Number1, Number2…).
  • Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà các bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.
  • Tính năng: Hàm trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
  • Ví dụ: =MAX(E4:E9) mang ra giá trị lớn nhất trong các ô từ E4 đến E9.

Hàm MIN

  • Cú pháp: MIN(Number1, Number2…).
  • Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.
  • Tính năng: Hàm trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
Xem Thêm  Top 19 kết quả tìm kiếm làm tròn hàng nghìn trong excel mới nhất 2022

Hàm ngày tháng

Hàm DAYS

Hàm DAYS là hàm tính số ngày giữa 2 ngày trong Excel, thường dùng để tính số năm làm việc, hoạt động… 

  • Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).
  • Các tham số:
    • end_date: Là ngày kết thúc muốn xác nhận số ngày, là tham số bắt buộc.
    • start_date: Là ngày trước tiên muốn xác nhận số ngày, là tham số bắt buộc.

Lưu ý

  • Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.
  • Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.
  • Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!
  • Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!

Hàm NETWORKDAYS

Thay vì dùng cách thủ công như đếm tay để tính số ngày làm việc. Excel trợ giúp cho bạn một hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày làm việc toàn thời gian giữa hai ngày một cách chuẩn xác, nhanh gọn.

Cú Pháp: NETWORKDAYS(start_date,end_date,[HOLIDAYS])

Ví dụ: Trong hình dưới đây, tất cả chúng ta sử dụng hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc với ngày khởi đầu là 23/01/2013, ngày kết thúc là 18/02/2013, trong đó bao gồm cả ngày nghỉ. Công thức là =NETWORKDAYS(B4,C4).

Hàm NOW

Nếu bạn muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính hoặc muốn tính toán dựa trên thời gian hiện tại thì hàm NOW là phương án giành riêng cho bạn.

Cú Pháp: NOW ()

Lưu ý

  • Cú pháp hàm NOW không sử dụng đối số.
  • Kết quả của hàm NOW được update khi bạn thực hiện một công thức hoặc edit một ô giá trị chứ không update liên tục.

Hàm tra cứu và tham chiếu

Hàm VLookup

Hàm VLookup dùng để tìm kiếm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Cú pháp: VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về), có thể thêm đối số thứ 4 như ví dụ dưới.

Hàm VLookup tìm ID (104) trong cột ngoài cùng bên trái của dải $E$4:$₲$7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 (đối số thứ 3 được chỉ định là 3). Đối số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại kết quả chuẩn xác hoặc lỗi #и/𝓐 nếu không tìm thấy.

Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLookup xuống dưới để ứng dụng cho các hàng bên dưới. Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước các ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối.

Hàm HLookup

Hàm HLookup là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng trước tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà tất cả chúng ta chỉ định. Hàm HLookup thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ. Cú pháp HLOOKUP(giá trị tìm kiếm, bảng giá trị tìm kiếm, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm).

Ví dụ:

Để tìm kiếm giá trị Mã nhà cung cấp của bảng tham chiếu và cho ra kết quả Nhà cung cấp tương ứng với mức thưởng đó tất cả chúng ta làm như sau:

Ta có: HLOOKUP(A2:A4;$𝓐$6:$𝓓$7;2;1)

Trong số đó:

  • A2:A4: là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng trước tiên của bảng tham chiếu
  • $𝓐$6:$𝓓$7: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (các bạn Note không lấy tiêu đề nhé)
  • 2: dòng nhà cung cấp là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu
  • 1: dòng trước tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định)

Kết quả thu được như sau:

Trên đây chỉ là những hàm Excel cơ bản nhất thường được dùng trong văn phòng. Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, tất cả chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các dụng cụ của Excel, cũng chính vì vậy, bạn cần phải thường xuyên luyện tập để ghi nhớ và thuần thục cách sử dụng của các hàm này. Bạn có thể tham khảo thêm một số bài tập Excel có lời giải tại đây.

>>> Tham khảo thêm: 5 PM chụp màn hình PC miễn phí, siêu nhẹ, ảnh cực nét

Những lưu ý khi in ấn bảng tính Excel

Cách in trang Excel cơ bản

Để in một bảng tính Excel thì bạn hãy thực hiện theo các bước sau: 

Bước 1: Trong tab File trên thanh dụng cụ, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Print.

Bước 2: Để xem trước toàn thể các trang tính sẽ được in, bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên cho Next Page hoặc Previous Page ở bên dưới màn hình như hình dưới đây:

Bước 3: Để in các trang tính, bạn hãy nhấn vào biểu tượng in (Print), quá trình in sẽ nhanh chóng khởi đầu.

In một phần dữ liệu thiết yếu

Nếu chỉ cần một phân đoạn dữ liệu nhất định, bạn không cần phải in toàn thể bảng tính mà chỉ cần in các dữ liệu rõ ràng và cụ thể. Bạn có thể in bảng tính đang xem bằng cách truy cập bảng in (nhấn tổ hợp phím Ctrl + ᴘ) và chọn tùy chọn Print Active Sheets trong mục Settings,hoặc bạn có thể chọn Print Entire Workbook để in toàn thể file.

Ngoài ra, bạn cũng có thể in một đoạn nhỏ dữ liệu bằng cách chọn dữ liệu đó, sau đó chọn Print Selection trong các tùy chọn in trong mục Settings.

Tối đa hóa không gian

Hãy tận dụng tối đa kích thước của giấy in bằng cách thay đổi hướng trang (page orientation). Hướng trang mặc định là tốt nhất cho các dữ liệu có nhiều hàng hơn cột, nhưng nếu bảng tính của các bạn rộng chứ không dài, nên thay đổi hướng trang (page orientation) thành landscape.

Nếu vẫn cần thêm không gian? Bạn có thể thay đổi chiều rộng của margins trên mép của trang giấy. Chiều rộng của margins trên mép của trang giấy càng nhỏ thì càng có nhiều chỗ cho dữ liệu của các bạn. Cuối cùng, nếu bảng tính của các bạn không quá lớn, thử sử dụng Custom Scaling Options để điều chỉnh toàn bộ các hàng, cột hoặc toàn thể bảng tính của các bạn vừa khớp trên một trang giấy.

Sử Dụng Print Titles

Nếu sheet trong bảng tính Excel của các bạn dài hơn 1 trang, bạn có thể sử dụng các tiêu đề trên mỗi sheet của bảng tính để hiểu được nội dung bạn đang xem là gì.

Lệnh Print Titles cho phép bạn thực hiện điều này, bao gồm một dòng tiêu đề hoặc cột trên mỗi trang của bảng tính. Các cột hoặc hàng bạn chọn sẽ hiển thị trên toàn bộ các trang của bản in, để bạn có thể đọc các dữ liệu của mình đơn giản hơn.

Sử Dụng Page Break

Nếu bảng tính của các bạn vượt quá 1 trang giấy, bạn có thể xem xét tới việc sử dụng Page Break để lựa chọn chuẩn xác các dữ liệu nào sẽ hiển thị trên trang nào.

Khi bạn chèn một Page Break vào bảng tính, các dữ liệu bên dưới break sẽ được chuyển sang đầu một trang khác. Điều này khá là hữu ích vì nó cho phép bạn chia nhỏ dữ liệu theo cách mà bạn muốn.

Xem Thêm  Hướng dẫn làm tranh giấy cuộn - huong dan lam tranh giay cuon

>> Xem thêm: 3 Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng, đơn giản nhất

Có thể sử dụng Excel online hay không?

Ngoài các thủ thuật Excel mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên, một mẹo nhỏ khác mà các bạn cũng nên biết này là: Bên cạnh dụng cụ Microsoft Excel, tất cả chúng ta cũng tuyệt đối có thể sử dụng một dụng cụ online khác tương tự như Excel, này là Excel online hoặc Google Trang tính.

Excel online

Excel online là một chương trình bảng tính bao gồm các tiện ích như một phần của bộ PM văn phòng dựa trên nền tảng website miễn phí và được phân phối bởi Microsoft. Nó cũng cho phép người tiêu dùng lựa chọn tải nội dung về thiết bị của mình, hoặc lưu trữ trực tuyến trên hệ thống OneDrive.

Với Excel online, nó hoạt động hầu hết tương tự so với bản Excel offline mà tất cả chúng ta vẫn thường sử dụng ở văn phòng. Ứng dụng này trợ giúp tương thích với nhiều định dạng file Microsoft Excel. Nó cho phép người dùng tạo mới và chỉnh sửa các file trực tuyến trong lúc hợp tác với những người khác trong cùng một khoảng thời gian thực.

Tuy nhiên, nó cũng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như:

  • Tệp được nạp lại thường xuyên và luôn được mở ở chính sách mặc định chỉ được xem, bạn phải nhấp vào chỉnh sửa để khởi đầu làm việc.
  • Excel trực tuyến thiếu đi một số phương thức chính được sử dụng để làm việc với bảng như thay thế dữ liệu, tùy chọn phân loại nâng cao, định dạng có điều kiện và xác nhận dữ liệu.
  • Bộ lọc chỉ khả dụng nếu bạn thêm một bảng
  • Quá trình phối hợp tài liệu còn chưa thực sự tốt. 

Google trang tính

Google trang tính là một chương trình bảng tính được phát triển bởi Google, thoạt nhìn qua thì nó có vẻ khá giống với Excel online nhưng hợp tác trong Google trang tính hoạt động theo thời gian thực, nhiều người có thể cùng làm việc đồng thời trên một trang tính. Và hơn hết này là khả năng lưu trữ trực tuyến vào Google Drive giúp bạn có thể mở và thay đổi dữ liệu mọi lúc mọi nơi mà không cần phải chuyển hóa dữ liệu từ thiết bị này sang thiết bị khác, chỉ phải có mạng Mạng internet là được. 

Việc phối hợp dữ liệu được Google trang tính thực hiện rất tốt. Mặc dù tùy chọn kiểm tra phiên bản và làm việc theo nhóm đều có sẵn, nhưng bạn vẫn có thể thiết lập chia sẻ và thông báo nâng cao. Khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, bạn có thể thảo luận bất kỳ thắc mắc nào trong khung trò chuyện ngay trong bảng tính đó. Nếu đồng nghiệp của các bạn thực hiện một số thay đổi cho tệp trong lúc bạn đang ở xa, họ có thể nhanh chóng gửi tin nhắn hộp thư online cho những người cùng thực hiện công việc với trang tính đó và bạn cũng có thể thiết lập thông báo về các bản update.

Nhìn chung thì Google trang tính có khá nhiều ưu thế vượt trội so với Excel online nên trong những năm gần đây, giới văn phòng đang dần chuyển sang làm việc trên nền tảng này. Tuy nhiên, bạn sẽ phải làm việc với các hàm mà không có gợi ý sẵn nên bạn bắt buộc phải ghi nhớ toàn bộ các hàm cần dùng, nếu không sẽ rất tốn công sức để chuyển hóa giữa bảng đang dùng với tab danh sách các hàm thiết yếu.

Google trang tính cũng có bổ sung thêm những tính năng mới nhưng đôi lúc chúng vẫn không đủ để làm việc với những số liệu chuyên nghiệp. Có thể Excel trực tuyến cũng không có những tính năng đó. Trong trường hợp ấy, bạn cần dùng phiên bản Excel có cài sẵn trong PC. Hơn nữa, khi bảng bạn dùng quá lớn, việc dùng dụng cụ trực tuyến sẽ rất chậm, khó xử lý và phải dựa nhiều vào máy chủ. Nếu bạn cần khắc phục những dữ liệu mang tính chuyên nghiệp thì không có phương án trực tuyến nào có thể ngay nhanh chóng hạ gục được Excel. 

Như vậy, qua nội dung này, TBKC đã chia sẻ với bạn được một số thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng. Kỳ vọng rằng đây sẽ là những thông tin có ích trợ giúp được bạn trong công việc hằng ngày. Chúc bạn thành công và đừng quên thường xuyên ghé TBKC để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!

Tham khảo thêm

Đăng bởi: Tân Bách Khoa

Thể loại Tin tức


Xem thêm những thông tin liên quan đến đề tài cách làm văn bản trên excel

Soạn Quyết định trên excel

  • Tác giả: Đào Minh Quân USSH
  • Ngày đăng: 2019-12-02
  • Nhận xét: 4 ⭐ ( 2456 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm: Hướng dẫn sinh viên chuyển một quyết định được soạn thảo trên word sang soạn thảo trên excel

Hướng dẫn cách lập file quản lý văn bản bằng Excel hiệu quả

  • Tác giả: timviec365.vn
  • Nhận xét: 5 ⭐ ( 7399 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm: Lập file quản lý văn bản bằng Excel như vậy nào cho khoa học, đẹp mắt và dễ tìm kiếm? Xem ngay nội dung để có được cách lập file quản lý văn bản.

Những thao tác excel cơ bản cho kế toán và văn phòng

  • Tác giả: www.dantaichinh.com
  • Nhận xét: 3 ⭐ ( 7679 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm: Trong Excel có rất nhiều tính năng hay mà không phải ai cũng biết hết, mình giới thiệu những thao tác excel cơ bản rất hữu ích giúp làm việc nhanh và đơn giản hơn

Cách tạo bảng trong Excel đơn giản và dễ thực hiện nhất

  • Tác giả: www.dienmayxanh.com
  • Nhận xét: 3 ⭐ ( 7329 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm: Bạn cần tạo bảng để thuận tiện trong việc chỉnh sửa và xem nội dụng của 1 vùng dữ liệu. Cùng tìm hiểu cách tạo bảng trong Excel đơn giản và dễ thực hiện nhất nhé!

Bật Mí Cách Soạn Thảo Văn Bản Trên Excel Đẹp Như Word, Bật Mí Cách Trình Bày Văn Bản Đẹp Trong Excel

  • Tác giả: vantaiduongviet.vn
  • Nhận xét: 5 ⭐ ( 9620 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm: Nếu bạn cần soạn thảo các loại văn bản, biểu mẫu thì dụng cụ Word luôn là sự lựa chọn hàng đầu, Tuy nhiên trong một số trường hợp, bạn phải dùng Excel để thực hiện điều này

Tiết lộ cách trình bày văn bản trong Excel đẹp như Word

  • Tác giả: www.ketoan.vn
  • Nhận xét: 5 ⭐ ( 4907 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm: Hiện tại bạn có thể trình bày văn bản trong Excel đẹp như trong Word. Tại đây, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn trình bày văn bản trong Excel.

CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN TRONG EXCEL ĐẸP NHƯ WORD

  • Tác giả: cdspvinhlong.edu.vn
  • Nhận xét: 5 ⭐ ( 1879 lượt nhận xét )
  • Khớp với kết quả tìm kiếm:

Xem thêm các nội dung khác thuộc thể loại: Thủ thuật máy tính

By ads_php