Cách đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu Excel

Chức năng Define Name trên Excel

Các mẹo trong Excel thường sử dụng dữ liệu & giá trị từ những ô khác bằng cách dùng tham chiếu đến các ô đó. Nếu bạn có nhiều mẹo, các tham chiếu ô có thể gây lầm lẫn, làm cho mẹo của các bạn khó hiểu.

Chức năng Defined Names trong Excel làm cho mẹo, cũng như những dữ liệu khác bớt rối & dễ hiểu hơn. Thay vì tham chiếu một ô chứa giá trị hoặc mẹo, hay phạm vi ô theo tiêu đề hàng & cột (A1, B2, ?.?…), bạn có thể sử dụng một tên được xác nhận để gán cho ô hoặc phạm vi ô đó.

Lúc này, Quantrimang.com sẽ giới thiệu cách làm việc với các phạm vi ô được đặt tên (named range), bao gồm tạo tên, nguyên tắc & phạm vi cho tên, cũng như cách cân chỉnh, xóa, xem & sử dụng những tên này.

Phân biệt Defined Names & Table Names trong Excel

Đừng lầm lẫn Defined Names với Table Names. Excel Table là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong các bản ghi (row/hàng) & các trường (column/cột). Excel gán tên mặc định (Table1, Table2, ?.?…) cho mỗi bảng bạn tạo nhưng bạn có thể biến đổi nó nếu mong muốn.

Trước đó, Quantrimang.com đã giới thiệu cho bạn về bảng trong Excel & phân phối 1 hướng dẫn kỹ càng hơn về vấn đề này. Để đọc thêm về các bảng trong Excel, hãy xem trang bổ trợ của Microsoft.

support.office.com/en-us/article/create-and-format-tables-e81aa349-b006-4f8a-9806-5af9df0ac664?ui=en-USvàamp;rs=en-USvàamp;ad=US

Nguyên tắc cho Defined Names trong Excel

Khi tạo Defined Names trong Excel, bạn phải tuân theo các nguyên tắc khẳng định. Chẳng hạn, những tên này chẳng thể chứa các khoảng trắng & ký tự trước hết phải là một chữ cái, dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch chéo ngược ().

Để biết danh mục đầy đủ các nguyên tắc, hãy xem phần “Learn about syntax rules for names” trên trang bổ trợ của Microsoft.

support.office.com/en-us/article/Define-and-use-names-in-formulas-4D0F13AC-53B7-422E-AFD2-ABD7FF379C64#bmsyntax_rules_for_names

Phạm vi cho Defined Names trong Excel

Phạm vi của một Defined Name trong Excel đề cập đến nơi mà tên được nhận dạng không cần điều kiện, như tên trang tính hoặc file workbook. Mỗi tên có thể có phạm vi cấp độ bảng tính cục bộ hoặc cấp độ workbook.

Để biết thêm thông tin về vấn đề này, hãy xem phần “The scope of a name” trên trang bổ trợ của Microsoft (backlinks phía trên).

Tạo một Named Range trong Excel

Bạn có một vài tùy chọn khác nhau để tạo Named Range trong Excel. Bạn có thân thể định tên bằng hộp Name trên thanh Formula, sử dụng văn bản ô tiêu đề cho một nhóm các ô đã chọn hoặc sử dụng hộp thoại New Name.

Tên không phải tham chiếu đến các ô. Bạn có thể sử dụng tên để gắn nhãn cho một giá trị hoặc mẹo bạn sử dụng ở nhiều nơi trong workbook.

Khi xác nhận tên cho một ô hoặc phạm vi ô, tham chiếu ô tuyệt đối được sử dụng theo mặc định.

Xác nhận tên bằng hộp Name

Sử dụng hộp Name là cách dễ nhất để xác nhận tên cho một nhóm ô. Xác nhận tên bằng hộp Name chỉ tạo tên với phạm vi cấp workbook, nghĩa là tên có thể được tham chiếu ở bất kỳ đâu trong workbook mà nó được tạo, không cần thêm bất kỳ tên trang tính hoặc tên file workbook nào.

Nội dung sẽ đề cập đến một mẹo khác, cho phép bạn tạo các tên cấp độ bảng tính trong phần sau.

Để sử dụng hộp Name xác nhận tên, hãy làm như sau:

Xem Thêm  Các lớp và đối tượng trong Python [Với các ví dụ] - lớp và đối tượng trong python

1. Chọn ô hoặc phạm vi ô bạn mong muốn đặt tên.

2. Nhập tên bạn mong muốn vào hộp Name ở bên trái của thanh Formula & nhấn Enter.

Hãy chắc rằng rằng bạn học theo các nguyên tắc cho tên được đề cập trước đây.

Đặt tên cho một dãy ô trong Excel bằng phần văn bản trong tiêu đề của ô

Nếu đã thêm các tiêu đề hàng hoặc cột vào dữ liệu của mình, bạn có thể sử dụng các tiêu đề này làm tên.

Để xác nhận tên từ một tiêu đề, hãy làm như sau:

1. Chọn các ô bạn mong muốn đặt tên bao gồm nhãn trên hàng hoặc cột.

2. Trên tab Formulas, nhấp vào Create from Selection trong phần Defined Names hoặc nhấn Ctrl+Shift+F3.

Nếu nhãn chứa khoảng trắng hoặc các ký tự không hợp lệ khác như ký hiệu (&), chúng sẽ được thay thế bằng dấu gạch dưới.

Trên hộp thoại Create Names from Selection mới hiện ra người dùng sẽ có thêm các tùy chọn:

  • Top row: Lấy dòng phía trên làm tiêu đề.
  • Left Column: Lấy cột bên trái làm tiêu đề.
  • Bottom Row: Lấy dòng phía dưới làm tiêu đề.
  • Right Column: Lấy cột bên phải làm tiêu đề.

Chẳng hạn, nhãn tiêu đề trong hình trên nằm ở đầu cột được chọn, tích vào hộp Top row & nhấn OK.

Tên đó là một tên cấp độ workbook & ứng dụng cho toàn bộ các ô được chọn loại trừ ô nhãn tiêu đề. Khi chọn các ô được đề cập bằng tên, không có ô nhãn tiêu đề, bạn sẽ thấy tên trong hộp Name.

Xác nhận tên bằng hộp thoại New Name

Hộp thoại New Name phân phối nhiều tùy chọn hơn khi tạo tên, như chỉ định phạm vi cấp độ bảng tính hoặc thêm đánh giá vào tên. không dừng lại ở đó, hộp thoại New Name cho phép bạn xác nhận tên cho một giá trị hoặc mẹo.

Để sử dụng hộp thoại New Name đặt tên cho một ô hoặc phạm vi ô, hãy khởi đầu với các mục sau:

1. Nếu bạn đang xác nhận tên cho một ô hoặc phạm vi ô, hãy chọn các ô mong muốn đặt tên. Nếu xác nhận tên cho một giá trị hoặc mẹo, bạn có thể chọn bất kì ô nào.

2. Trên tab Formulas, bấm Define Name trong phần Defined Names.

Trên hộp thoại New Name, chỉ định thông tin sau:

  • Name: Nhập tên theo nguyên tắc cho tên được xác nhận.
  • Scope: Theo mặc định, Workbook được chọn làm phạm vi cho tên. Nếu bạn mong muốn đề ra tên phạm vi cấp bảng tính, hãy chọn bảng tính bạn mong muốn từ danh mục drop-down Scope.
  • Phản hồi: Thêm bất kỳ chú thích nào bạn mong muốn vào tên.
  • Refers to: Các ô hiện được chọn & tên của trang tính (hoặc tab) giờ đây đang được auto nhập vào hộp Refers to. Nếu bạn xác nhận tên cho một giá trị hoặc mẹo, hãy thay thế những gì trong hộp Refers to bằng dấu bằng (=), theo sau là giá trị hoặc mẹo.

Nút ở bên phải của hộp Refers to cho phép bạn thu nhỏ hộp thoại New Name & chọn các ô trên trang tính để nhập một phạm vi ô. Nội dung sẽ nói nhiều hơn về cách dùng nút đó trong phần kế tiếp, “Chỉnh sửa một Named Range”.

Khi bạn đã hoàn tất việc nhập thông tin cho tên, nhấp OK để quay lại bảng tính.

Chỉ dẫn đặt tên một dãy ô trên Excel

Bước 1:

Xem Thêm  Sự khác biệt giữa .container và .container-liquid là gì? - thùng chứa và chất lỏng thùng chứa

Tại bảng dữ liệu bạn đang làm việc nhấn chọn vào cột mong muốn đặt tên rồi chọn tab Formulas trên thanh dụng cụ, rồi chọn tiếp vào Define Name như hình dưới đây.

Bước 2:

Trong hộp thoại mới hiện ra sau đó sẽ có các mục cần lựa chọn bài viết.

  • Name: Nhập tên của dãy vào. Tên cần viết liền hoặc có dấu gạch dưới.
  • Scope: Phạm vi của dãy. Chọn Workbook nếu mong muốn ứng dụng cho file Excel này hoặc có thể chọn để ứng dụng riêng cho 1 Sheet nào đó.

Nhấn OK để cài đặt.

Khi đó các tên đã đặt sẽ nằm trong phần Use in Formula trong tab Formulas.

Căn chỉnh Named Range trong Excel

Sau khoảng thời gian xác nhận tên, bạn có thể biến đổi tên, đánh giá & tham chiếu của nó.

Để cân chỉnh Named Range, bấm vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.

Nếu có một danh mục dài các tên, bạn có thể lọc chúng để tìm tên mong muốn cân chỉnh.

Bấm Filter ở góc trên bên phải của hộp thoại Name Manager. Sau đó, chọn loại tên bạn mong muốn hiển thị. Bạn có thể chọn nhiều bộ lọc bằng cách bấm vào Filter một lần nữa & chọn tùy chọn khác.

Để xóa toàn bộ các bộ lọc & hiển thị lại toàn bộ các tên, bấm vào Filter & chọn Clear Filter.

Để biến đổi tên hoặc đánh giá, chọn tên bạn mong muốn biến đổi & bấm vào Edit.

Biến đổi Name, Phản hồi hoặc cả hai, & bấm OK.

Bạn chẳng thể biến đổi Scope (Phạm vi) của một tên hiện có. Hãy xóa tên & xác nhận lại một lần nữa phạm vi chuẩn xác.

Bạn có thể biến đổi các ô trong Refers to trên hộp Edit Name. Nhưng bạn cũng có thể làm điều này trực tiếp trên hộp thoại Name Manager (khám phá trong phần kế tiếp). Cách thức biến đổi tham chiếu ô Name Manager giống nhau trên cả hai hộp thoại.

Để biến đổi ô hoặc phạm vi ô mà tên này đề cập đến trong hộp thoại Name Manager, đầu tiên hãy chọn tên bạn mong muốn biến đổi tham chiếu ô. Sau đó, bấm vào nút mũi tên lên ở bên phải của hộp Refers to.

Hộp thoại Name Manager thu nhỏ xuống chỉ còn hộp Refers to. Để biến đổi tham chiếu ô, hãy làm như sau:

1. Chọn ô hoặc phạm vi ô trên bảng tính.

2. Nhấn vào nút ở bên phải của hộp Refers to.

Bạn sẽ thấy tham chiếu ô mới trong hộp Refers to & hộp thoại Name Manager được khôi phục đầy đủ.

Để chấp thuận tham chiếu ô mới, bấm vào nút tích màu xanh lục. Hoặc để hoàn nguyên biến đổi trở lại tham chiếu ô ban đầu, bấm vào nút Ҳ màu đen.

Bấm Close để đóng hộp thoại Name Manager.

Xem toàn bộ Defined Name trong workbook Excel

Hộp thoại Name Manager liệt kê toàn bộ các tên cấp độ bảng tính & cấp độ workbook mà bạn đã xác nhận trong workbook, cho dù bảng tính nào đang hoạt động. Nhưng trong lúc hộp thoại mở, bạn chẳng thể làm việc trên bảng tính của mình.

Sẽ có lợi nếu có một danh mục các tên trực tiếp trên bảng tính giờ đây. Bằng cách đó, bạn có thể tự do di chuyển xoay quang & quyết định tên nào cần cân chỉnh hoặc tên nào mong muốn xóa trong lúc xem qua danh mục của mình.

Bạn có thể tạo danh mục trực tiếp trên một vùng trống của bảng tính. Danh mục này bao gồm tên cấp độ bảng tính & workbook có phạm vi trong bảng tính hiện đang hoạt động.

Xem Thêm  Alpha Beta Omega Là Gì – Bạn Thuộc Giới Tính Nào Trong Abo (Omegaverse) - css menu dọc

Để khởi đầu tạo danh mục tên, hãy làm như sau:

1. Xác nhận địa điểm một vùng trống của bảng tính giờ đây nơi có sẵn hai cột & chọn ô sẽ là góc trên bên trái của danh mục.

2. Trong phần Defined Names của tab Formula, bấm Use in Formula & chọn Paste Names hoặc nhấn F3.

Trên hộp thoại Paste Names, bấm Paste Menu.

Tên, tham chiếu ô, giá trị & mẹo tương ứng của chúng được dán vào các ô trên trang tính.

Hiện thời, bạn có thể xem lại danh mục của mình & quyết định phải làm gì với các tên trong đó. Bạn có thể xóa danh mục này trên bảng tính một khi không cần nó nữa.

Xóa Name Range trong Excel

Nếu có một số tên không sử dụng nữa, thì tốt đặc biệt là xóa chúng đi. Còn nếu không, danh mục tên sẽ bị lộn xộn & khó làm chủ.

Để mở Name Manager, nhấp vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.

Trên hộp thoại Name Manager, chọn tên bạn mong muốn xóa & bấm vào Delete. Nhấn OK trên hộp thoại xác định.

Sử dụng tên để điều hướng nhanh trong Excel

Nếu tên đề cập đến một phạm vi ô, bạn có thể sử dụng tên đó để mau lẹ điều nhắm đến & chọn phạm vi ô.

Để chuyển đến một phạm vi được đặt tên, bấm vào mũi tên xuống trên hộp Name ở bên trái của thanh Formula & chọn tên bạn mong muốn.

Tên cấp độ bảng tính chỉ hiển thị trong danh mục drop-down của hộp Name, nếu bảng tính được tạo trong này là bảng tính hiện đang hoạt động.

không dừng lại ở đó, bạn có thể nhập tên cho một phạm vi ô mong muốn chuyển đến trong hộp Name & nhấn Enter. Nhưng hãy chắc rằng rằng bạn đã xác nhận tên. Còn nếu không, bạn sẽ ứng dụng tên đó cho ô hoặc phạm vi ô hiện được chọn.

Sử dụng tên trong mẹo Excel

Sử dụng Defined Name trong mẹo làm cho nó dễ hiểu hơn.

Có một vài cách bạn có thể nhập tên vào mẹo. Nếu biết chuẩn xác tên mong muốn sử dụng, bạn có thể nhập tên trực tiếp vào mẹo.

Bạn cũng có thể sử dụng Formula AutoComplete. Khi nhập mẹo, Excel sẽ auto liệt kê các tên hợp lệ & bạn có thể chọn một tên để nhập nó vào mẹo. Chẳng hạn, tên Total được đề nghị trong bảng tính sau vì phạm vi ô được chọn có tên đó.

Bạn cũng có thể khởi đầu nhập mẹo của mình & sau đó bấm vào Use in Formula trong phần Defined Names của tab Formula. Sau đó, chọn tên bạn mong muốn sử dụng trong mẹo từ danh mục drop-down.

Phương thức cuối cùng để sử dụng tên trong mẹo là khởi đầu nhập mẹo của các bạn & nhấn F3. Sau đó, chọn tên bạn mong muốn sử dụng trên hộp thoại Paste Name & bấm OK, hoặc nhấn Enter.

Defined Names trong Excel có thể giúp giữ cho worksheet của các bạn gọn gàng & dễ hiểu. Hãy sử dụng tên này cho không những phạm vi ô mà còn cho các giá trị & mẹo bạn sử dụng thường xuyên.

Để đọc thêm, hãy xem chỉ dẫn dành cho người mới khởi đầu với Microsoft Excel.

Tham khảo thêm:

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Viết một bình luận