Cách dùng hàm IF trong Excel, có ví dụ hướng dẫn cụ thể

Hàm IF là một trong những hàm thông dụng & trọng yếu nhất trong excel. Bạn dùng hàm để yêu cầu Excel kiểm soát một điều kiện & trả về một giá trị nếu điều kiện được thỏa mãn, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được thỏa mãn.

Trong nội dung này, Blog Học Excel Online sẽ khám phá về cú pháp & cách dùng hàm IF thông dụng trong Excel, sau đó sẽ có cái nhìn sâu hơn bằng các ví dụ về phương thức mà mong ước là sẽ có ích cho cả những người mới dùng Excel & những người có kinh nghiệm.

Cú pháp hàm IF & cách dùng:

Hàm IF là một trong những hàm logic cho phép nhận xét một điều kiện khẳng định & trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE & trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE

Cú pháp cho hàm IF như sau:

IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, nhưng chỉ có tham số trước nhất là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn sót lại là không bắt buộc

  • logical_test: Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Bắt buộc phải có. So với tham số này, bạn có thể chỉ rõ này là ký tự, ngày tháng, con số hay bất kì biểu thức so sánh nào.

Ví dụ: Biểu thức logic của các bạn có thể là hoặc B1=”sold”, B1vàlt;12/1/2014, B1=10 hoặc B1vàgt;10.

  • Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị TRUE hay nói cách khác là điều kiện đáp ứng. Không bắt buộc phải có.

Ví dụ: Cách thức sau sẽ trả về từ “Good” nếu giá trị ở ô B1 to hơn 10: =IF(B1vàgt;10, “Good”)

  • Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSE hay nói cách khác là điều kiện không đáp ứng. Không bắt buộc phải có.

Ví dụ: Nếu bạn thêm biến thứ 3 là “Bad” vào phương thức ở ví dụ trên, nó sẽ trả về từ “Good” nếu giá trị ở trong ô B1 to hơn 10, còn nếu trái lại thì giá trị trả về sẽ là “Bad”:

=IF(B1vàgt;10, "Good", "Bad")

 

Những vấn đề cần nhớ về hàm IF trong Excel:

Dù rằng hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng phương thức có thể trả về những giá trị không mong chờ nếu như bạn không nắm rõ những nguyên tắc căn bản nhất

1. Nếu như value_if_true bị bỏ qua

Nếu value_if_true bị bỏ qua trong phương thức IF (ví dụ chỉ có dấu phải sau logical_test), thì hàm IF sẽ trả về kết quả là 0 nếu điều kiện chính được thỏa mãn. Đây là ví dụ:

=If(B1vàgt;10,,”Bad”)

Nếu bạn không mong muốn hàm If của mình không hiển thị bất kì điều gì khi điều kiện thỏa, hãy nhập 2 lần dấu nhấy trong tham số thứ 2 như vậy này:

=If(B1vàgt;10,””,”Bad”)

. Về căn bản, trường hợp này hàm if sẽ trả về chuỗi trống.

IF formulas with the value_if_true argument omitted

 

2. Nếu như value_if_false bị bỏ qua

Nếu bạn không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra nếu điều kiện quy định không được thỏa mãn, bạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong phương thức hàm IF, điều này sẽ dẫn đến kết quả như sau

Nếu biểu thức logic được cho rằng FALSE & thông số kỹ thuật value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một giá trị duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị FALSE. Đây quả là một điều không mong chờ phải không nào?

Đây là một ví dụ cho phương thức

=IF(B1vàgt;10, "Good")

Nếu bạn đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true thì hàm IF sẽ trả về giá trị bằng 0, điều này có nghĩa rằng giá trị trả về không tương thích với phương thức =IF(B1vàgt;10, “Good”,).

Lần nữa, nguyên nhân thuyết phục nhất để đặt “” trong tham số thứ ba là bạn sẽ nhận giá trị rỗng nếu điều khiện không đáp ứng =IF(B1vàgt;10, “Good”, “”).

IF formulas with the value_if_false argument omitted

 

3. Khiến cho hàm IF hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

Nếu như bạn mong muốn các phương thức Excel có thể hiện lên các giá trị logic như TRUE hoặc FALSE khi một điều kiện khẳng định được đáp ứng thì bạn phải gõ TRUE trong ô tham số value_if_true. Ô value_if_false  có thể điền vào là FALSE hoặc để trống. Đây là một ví dụ cho phương thức trên:

=IF(B1vàgt;10, TRUE, FALSE)

hoặc

=IF(B1vàgt;10, TRUE)

an example of the IF function that displays logical values TRUE or FALSE
Note. Nếu như bạn mong muốn hàm IF trả về giá trị TRUE & FALSE như giá trị logic (Boolean) mà phương thức excel khác có thể nhận dạng thì bạn cần bảo đảm rằng không đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Biểu hiện của một Boolean trong một ô như bạn có thể thấy trong hình minh họa trên.

Nếu bạn mong muốn giá trị “TRUE” & “FALSE” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái & được định dạng là dạng General. Không có phương thức Excel nào nhận dạng “TRUE” & “FALSE” là giá trị logic cả.

4. Khiến cho hàm IF hiển thị một phép toán & trả về một kết quả

Thay vì trả về một gái trị khẳng định thì bạn có thể khiến cho phương thức hàm IF kiểm soát điều kiện đặt ra, tính toán một phương thức toán & trả về giá trị dựa theo kết quả của phép toán đó. Bạn thực hiện điều này bằng cách dử dụng các phương thức sô học hoặc các hàm khác của Excel trong ô tham số value_if_true & /hoặc value_if_false. Dưới đây là một vài ví dụ điển hình:

Ví dụ 1:

=IF(A1vàgt;B1, C3*10, C3*5)

Cách thức so sánh giá trị trong cột A1 & B1, & nếu giá trị trong cột A1 to hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C3 với C10, còn trái lại sẽ nhân với 5

Ví dụ 2:

=IF(A1vàlt;>B1, SUM(A1:D1), "")

Cách thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 & B1, nếu giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì phương thức sẽ trả về giá trị là tổng của toàn bộ các giá trị từ ô A1 tới D1, trái lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.

Cách sử dụng hàm IF trong Excel & các ví  dụ:

Giờ đây bạn đã thân thuộc với cú pháp của hàm IF, hãy cân nhắc một số ví dụ về phương thức & khám phá cách dùng hàm IF như là một hàm tính toán trong Excel

Cách thức ví dụ về hàm IF cho phép so sánh số học như: to hơn, bé hơn, bằng

Việc sử dụng hàm IF với các giá trị số dựa theo việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để diễn đạt các điều kiện của các bạn. Bạn sẽ tìm ra mục lục đầy đủ các toán tử logic được minh họa bằng các ví dụ về phương thức trong bảng dưới đây.

Điều kiện
Toán tử
Ví dụ về phương thức
Miêu tả

To hơn
>
=IF(A2vàgt;5, “OK”,)
Nếu số trong ô A2 to hơn 5 thì phương thức sẽ trả về giá trị là “OK”, trái lại thì trả về 0

Bé hơn
<
=IF(A2vàlt;5, “OK”, “”)
Nếu số trong ô A2 bé hơn 5 thì phương thức sẽ trả về giá trị là “OK”, trái lại thì sẽ trả về chuỗi ký tự rỗng

Bằng
=
=IF(A2=5, “OK”, “Wrong number”)
Nếu số trong ô A2 bằng 5 thì phương thức sẽ trả về giá trị là “OK”, trái lại thì sẽ hiển thị “Wrong Number”

Khác
<>
=IF(A2vàlt;>5, “Wrong number”, “OK”)
Nếu số trong ô A2 khác 5 thì phương thức sẽ trả về giá trị là “Wrong Number”, trái lại thì sẽ hiển thị “OK”

To hơn hoặc bằng
>=
=IF(A2vàgt;=5, “OK”, “Poor”)
Nếu số trong ô A2 to hơn hoặc bằng 5 thì phương thức sẽ trả về giá trị là “OK”, trái lại thì sẽ hiển thị “Poor”

Bé hơn hoặc bằng
<=
=IF(A2vàlt;=5, “OK”, “”)
Nếu số trong ô A2 bé hơn hoặc bằng 5 thì phương thức sẽ trả về giá trị là “OK”, trái lại thì là chuỗi ký tự rỗng

Hình minh họa dưới đây thể hiện kết quả của việc so sánh “lớn hoăn hoặc bằng”

the IF formula with the

Hàm IF trong văn bản:

Nhìn chung, khi bạn viết phương thức hàm IF cho các giá trị văn bản thay vì các toán tử “bằng” hoặc “không bằng” thì hãy theo dõi một vài ví dụ dưới đây.

Ví dụ 1. Cách thức hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Giống như phần đông các tính năng của Excel, hàm IF được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong phương thức hàm IF

Ví dụ, Cách thức hàm IF dưới đây trả về giá trị “Yes” hoặc “No” dựa theo tình trạng ship hàng (cột ₵)

=IF(C2="delivered", "No", "Yes")

Cách thức này nói lên rằng Excel  sẽ trả về “No” nếu một ô trong cột ₵ bao gồm từ “Delivered”, còn trái lại thì sẽ trả về “Yes”. Không trọng yếu là bạn gõ từ “Delivered” như vậy nào trong tham số biểu thức logic – “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED”. Cũng không trọng yếu liệu từ “Delivered” được viết hoa hay thường ở trong bảng, như minh họa trong hình dưới đây.

Một cách khác để có được một kết quả đúng đắn hơn này là sử dụng phép so sánh “không bằng” & tráo đổi hai tham số value_if_true & value_if_false

=IF(C2vàlt;>"delivered", "Yes", "No")

Ví dụ 2. Cách thức hàm IF phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Nếu như bạn mong muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng phối hợp hàm IF với hàm EXACT bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị & trả về TRUE nếu xâu đúng, trái lại thì trả về FALSE. Dù rằng hàm EXACT có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự độc đáo về định dạng.

Bạn sử dụng hàm EXACT bằng cách như sau:

=IF(EXACT(C2,"DELIVERED"), "No", "Yes")

Biểu thức logic bạn vận dụng & “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách đúng đắn tương ứng với cột ₵.

Case-sensitive IF formula for text values

Một cách đơn giản hơn, bạn cũng có thể dùng cách tham chiếu ô thay vì tham số chứa ký tự thứ hai trong hàm EXACT nếu bạn mong muốn.

Note. Khi sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì hãy nhớ luôn phải đi kèm với dấu ngoặc kép.

Ví dụ 3. Cách thức IF cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phần

Nếu bạn mong muốn điều kiện mà bạn đặt ra dựa theo việc tham chiếu từng phần hơn mà tham chiếu đúng đắn, một phương pháp tức thì cho điều này này là sử dụng ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức logic. Bên cạnh đó cách tiếp cận dễ dàng & đơn giản này sẽ không hoạt động. Rất là nhiều hàm trong Excel đồng ý ký tự đại diện nhưng hàm IF là ngoại lệ.

Một phương pháp khác này là dùng hàm IF kết phù hợp với hàm ISNUMBER & SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).

Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện No là bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” & “Out for delivery” thì phương thức sau sẽ hiệu quả:

=IF(ISNUMBER(SEARCH("deliv",C2)), "No", "Yes")

IF formula for text values with partial match
Https://phptravels.vn/ đã sử dụng hàm SEARCH cho phương thức trên vì việc đối chiếu có phân biệt chữ hoa hay thường có vẻ hợp lý hơn với dữ liệu đặt ra. Nếu bạn mong muốn đối chiếu có phân biệt chữ hoa hay thường thì dễ dàng chỉ cần thay thế hàm SEARCH bằng hàm FIND theo phương pháp này:

=IF(ISNUMBER(FIND("ký tự", nơi để tìm kiếm)), value_if_true, value_if_false)

Ví dụ về phương thức hàm IF cho ngày, tháng:

Thoạt nhìn thì phương thức hàm IF so với ngày tháng giống như so với số & ký tự tất cả chúng ta vừa đề cập. Nhưng đáng buồn là không phải như thế.

Không giống như các hàm khác trong Excel, hàm IF không thể phân biệt được ngày tháng & diễn đạt nó ra như một chuỗi ký tự được, điều này giải thích vì sao bạn không thể diễn đạt một biểu thức logic dễ dàng như >”11/19/2014″ hay >11/19/2014.  Không có phương thức nào là đúng cả!

Ví dụ 1. Cách thức hàm IF cho ngày tháng với hàm DATEVALUE

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như vậy này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Cách thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2vàlt;DATEVALUE("11/19/2014"), "Completed", "Coming soon")

Như minh họa của hình bên dưới, phương thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột ₵ & trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn trái lại thì phương thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.

An example of the IF formula with the DATEVALUE function

Ví dụ 2. Cách thức hàm IF với hàm TODAY()

Với điều kiện điều kiện bạn đặt ra lệ thuộc vào ngày tháng bây giờ, bạn có thể dùng hàm TODAY() trong biểu thức logic. Ví dụ như:

=IF(C2vàlt;DATEVALUE("11/19/2014"), "Completed", "Coming soon")

Hàm IF còn có thể hiểu những biểu thức logic cầu kỳ hơn hẳn như ví dụ kế tiếp:

Ví dụ 3. Cách thức hàm IF mở rộng cho ngày tháng trong dĩ vãng & tương lai

Giả sử như bạn chỉ mong muốn đánh dấu trong khoảng hơn 30 ngày tính từ thời điểm bây giờ thì bạn có thể trình diễn biểu thức logic như sau A2-TODAY()>30. Cách thức hoàn chỉnh có dạng:

=IF(A2-TODAY()>30, "Future date", "")

Để nêu ra những ngày đã diễn ra cách đây hơn 30 ngày, bạn có thể dùng phương thức sau:

=IF(TODAY()-A2vàgt;30, "Past date", "")

Advanced IF formulas for future and past dates
Nếu bạn mong muốn có cả hai biểu hiện trong cùng một cột bạn sẽ cần sử dụng đến hàm IF được lồng ghép như sau:

=IF(A2-TODAY()>30, "Future date", IF(TODAY()-A2vàgt;30, "Past date", ""))

A nested IF formula for dates

Ví dụ về phương thức hàm IF cho dữ liệu & ô trống:

Đôi lúc bạn mong muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống khẳng định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

  • Sử dụng phối hợp hàm IF với ISBLANK
  • Sử dụng các biểu thức logic =”” (bằng ô trống) hoặc <>”” (khác ô trống).

Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ sự độc đáo giữa hai cách trên & đặt ra ví dụ

Biểu thức logic
Miêu tả
Ví dụ

Ô trống
=””
Được cho rằng TRUE nếu ô được chỉ định là ô trống, bao gồm cả các ô với độ dài xâu bằng 0.

Trái lại thì là FALSE

=IF(A1=””, 0, 1)

Trả về 0 nếu A1 là ô trống. Trái lại thì trả về 1

Nếu A1 là một chuỗi giá trị rỗng thì trả về 0

ISBLANK()
Được cho rằng TRUE nếu ô được chỉ định là ô rông hoàn toàn – không có phương thức, không có cả chuỗi giá trị rỗng được trả về từ phương thức khác.

Trái lại thì là FALSE

=IF(ISBLANK(A1), 0, 1)

Trả lại kết quả giống với phương thức trên nhưng giải quyết các ô có độ dài chuỗi bằng 0 như các ô rỗng.

Tức là, nếu A1 chứa một chuỗi giá trị rỗng, phương thức sẽ trả về 1.

Ô có chứa dữ liệu
<>””
Được cho rằng TRUE nếu ô chỉ định có chứa dữ liệu. Trái lại thì là FALSE

Những ô với độ dài chuỗi bằng 0 thì là ô trống

=IF(A1vàlt;>””, 1, 0)

Trả về 1 nếu A1 ô có dữ liệu, trái lại thì trả về 0

Nếu A1 có chuỗi giá trị rỗng thì phương thức trả về 0

ISBLANK()=FALSE
Được cho rằng TRUE nếu ô ấn định không phải ô rỗng. Trái lại thì là FALSE

Ô với độ dài chuỗi bằng σ thì là ô không rỗng

=IF(ISBLANK(A1)=FALSE, 0, 1)

Cũng giống như các phương thức trên, nhưng trả về 1 nếu A1 có bao gồm một chuỗi giá trị rỗng

Ví dụ dưới đây sẽ trình diễn biểu thức logic có chứa dữ liệu/ rỗng sẽ như vậy nào.

Giả sử như dữ liệu trong cột ₵ chỉ có được sau khoảng thời gian đã có dữ liệu trong cột Ɓ tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng phương thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã giải quyết

=IF($C2vàlt;>"", "Completed", "")

=IF(ISBLANK($C2)=FALSE, “Completed”, “”)

Vì không có độ dài chuỗi bằng 0 trong bảng nên cả hai phương thức đều trả về kết quả như nhau:

The IF formula for blank / non-blank cells

Nếu bạn mong muốn xem hướng dẫn cách dùng hàm IF trong Excel này dưới dạng video, thì mời bạn theo dõi video sau đây:

Ví dụ sử dụng hàm IF trong việc xếp loại theo điểm số

Trong trường hợp bạn có một yêu cầu xếp đặt điểm số như sau:

  • Từ 5 đến 6.5: xếp loại bình quân
  • Từ 6.5 đến 8: xếp loại khá
  • Từ 8 trở lên: xếp loại giỏi

giả sử điểm số nằm trong ô A1, thì bạn có thể viết hàm IF lồng nhau như sau:

=IF(AND(A1vàgt;=5,A1vàlt;6.5),"Trung bình",
    IF(AND(A1vàgt;=6.5, A1vàlt;8), "Khá",
       IF(A1vàgt;=8,"Giỏi","Không xếp loại")))

Trong trường hợp này, nếu bạn thấy việc viết hàm IF lồng nhau quá cầu kỳ & khó hiểu, thì bạn có thể xem qua cách làm khác ngắn gọn & dễ hiểu hơn bằng cách dùng hàm VLOOKUP

Như thế với nội dung này, blog.hocexcel.online đã chia sẻ cho các bạn cách dùng hàm IF trong Excel: Cách thức cho số, ký tự, dữ liệu & ô trống & một số các ví dụ. Nếu có bất kỳ khúc mắc gì có thể phản hồi ngay dưới nội dung này để http://phptravels.vn/ có thể khắc phục mọi khúc mắc của các bạn một cách sớm nhất.

Những học thức bạn đang xem thuộc khóa học: Excel từ căn bản tới chuyên sâu của Học Excel Online. Khóa học này phân phối cho bạn học thức một cách đầy đủ & có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, áp dụng excel trong công việc…

Xem Thêm  Làm thế nào để tạo bảng HTML trong bốn cột bằng cách sử dụng dữ liệu JSON? - Bảng 4 cột html

Viết một bình luận