Hàm Vlookup trong Excel, cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel.

Hàm Vlookup trong Excel là hàm tìm kiếm giá trị theo cột & trả về mẹo hàng dọc (theo cột), nó giúp tất cả chúng ta đo đạc, dò tìm dữ liệu theo cột một cách mau lẹ & tiện dụng. Đây là một trong những hàm thông dụng & hữu dụng nhất trong Excel, nhưng lại ít người hiểu về nó. Trong nội dung này, Hocexcelcoban.com sẽ giúp bạn hiểu & sử dụng hàm Vlookup một cách điêu luyện qua các chẳng hạn thực tiễn nhất.

1. Tính năng của hàm Vlookup trong Excel.

Tất cả chúng ta sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm dữ liệu trong bảng hoặc một phạm vi theo cột trong một bảng dò tìm đã khái niệm trước. Như thế, tính năng chính của hàm Vlookup là dùng để tìm kiếm giá trị trong một bảng giá trị cho trước.

2. Cú pháp hàm vlookup trong excel.

VLOOKUP(LOOKUP_VALUE, TABLE_ARRAY, COL_INDEX_NUM, [RANGE_LOOKUP] )

Trong số đó:

  • Lookup_value

    (bắt buộc): Giá trị cần tìm, có thể là ô tham chiếu, một giá trị hoặc chuỗi văn bản.

  • Ƭable_array

    (bắt buộc): Bảng tìm kiếm giá trị gồm hai cột dữ liệu trở lên. Có thể là mảng thường, được đặt tên hoặc bảng Excel. Cột chứa giá trị tìm kiếm phải được đặt trước nhất của Table_array.

  • Row_index_num

    (bắt buộc): Số thứ tự của cột chứa kết quả trả về trong Table_array.

  • Range_lookup

    (tuỳ chọn): Một giá trị logic (Boolean) cho biết hàm VLOOKUP cần phải tìm kết quả đúng đắn hay tương đối.

    • Nếu TRUE hoặc bỏ qua, kết quả khớp tương đối được trả về. Nghĩa là nếu kết quả khớp đúng đắn không được tìm ra, hàm Vlookup của các bạn sẽ trả về giá trị lớn nhất tiếp theo bé hơn look_up value.

    • hàm Vlookup sẽ trả về lỗi 

      Nếu FALSE, chỉ kết quả khớp đúng đắn được trả về. Còn nếu không giá trị nào trong hàng chỉ định khớp đúng đắn với giá trị tìm kiếm,sẽ trả về lỗi /?.

3. Chẳng hạn về hàm VLOOKUP trong Excel.

3.1. Các trường hợp sử dụng hàm Vlookup trong Excel.

Hàm Vlookup trong Excel có 2 cách sử dụng.  Khi khi lập bí quyết ta có thể lựa chọn 1 trong 2 bằng cách gán giá trị cho Range_lookup là TRUE (1) hoặc FALSE (0).

  • Hàm Vlookup để tìm kiếm đúng đắn (Range_lookup = FALSE). Cách tìm kiếm này được áp dụng trong những trường hợp cần tìm kiếm kết quả khớp đúng đắn. Còn nếu không giá trị nào trong hàng chỉ định khớp đúng đắn với giá trị tìm kiếm, hàm Vlookup sẽ báo lỗi. VD: Tìm kiếm tên, tuổi, quê quán, … với mã nhân sự khớp với mã nhân sự cho trước.

  • Hàm Vlookup để tìm kiếm tương đối (Range_lookup = TRUE). Cách tìm kiếm này được áp dụng trong những trường hợp tìm kiếm theo mức giá trị kết quả khớp tương đối. Nghĩa là nếu kết quả khớp đúng đắn không được tìm ra, hàm Vlookup của các bạn sẽ trả về giá trị lớn nhất tiếp theo bé hơn look_up value. VD: Xếp loại học lực của học viên theo điểm kết luận.

3.2. Chẳng hạn về hàm Vlookup để tìm kiếm đúng đắn.

VD: Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu nhân sự, lưu trữ mã nhân sự, họ tên, chức phận. Một bảng khác lưu trữ mã nhân sự, quê quán, trình độ học thức. Giờ bạn mong muốn điền thông tin quê quán, trình độ học thức cho từng nhân sự thì phải làm như vậy nào?

 

 

Ảnh minh hoạ sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm đúng đắn.

Để điển thông tin quê quán cho nhân sự, tại ô E4, ta nhập bí quyết dò tìm đúng đắn như sau: =VLOOKUP(B4,$Ɓ$17:$?$26,2,0).

Trong số đó:

  • B4: Là giá trị cần đối chiếu.

  • $Ɓ$17:$?$26: Là bảng dò tìm, địa chỉ của bảng dò tìm phải là địa chỉ tuyệt đối.

  • 2: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.

  • 0: Kiểu tìm kiếm đúng đắn.

Sau khoảng thời gian điền xong bí quyết cho ô E4, tiếp tục kéo xuống sao chép bí quyết cho những nhân sự sót lại. Xem xét hình để thấu hiểu về bí quyết hơn.

Sử dụng hàm vlookup tìm kiếm tuyệt đối.

Ảnh mình hoạ sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm đúng đắn trong Excel.

Tất cả chúng ta cũng thực hiện cũng giống như vậy vậy để điền trình độ nhân sự, với bí quyết ở ô F4 là: =VLOOKUP(B4,$Ɓ$17:$?$26,3,0)

Trong số đó:

  • B4: Là giá trị cần đối chiếu.

  • $Ɓ$17:$?$26: Là bảng dò tìm.

  • 3: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.

  • 0: Kiểu tìm kiếm đúng đắn.

Xem xét hình bên dưới để hiểu cách tìm kiếm & lấy giá trị của hàm Vlookup khi tìm kiếm đúng đắn.

Hàm vlookup trong excel

Ảnh minh họa sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm đúng đắn.

3.3. Hàm Vlookup để tìm kiếm tương đối.

Tìm kiếm tương đối chỉ có thể áp dụng khi giá trị cần dò tìm trong table_array đã được sắp đặt theo thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần hay theo bảng chữ cái). Với những bảng như thế bạn có thể dùng dò tìm tương đối, khi đó nó cũng giống như dùng hàm IF vô hạn vậy.

VD: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong mục lục:

Hàm vlookup trong excel

Ảnh minh hoạ sử dụng hàm Vlookup trong Excel để tìm kiếm tương đối.

Giờ ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP để nhập xếp loại cho các học viên. Bạn chú tâm thấy rằng bảng Quy định xếp loại đã được sắp đặt theo thứ tự từ thấp đến cao (từ yếu đến giỏi) nên trong trường hợp này ta có thể dùng dò tìm tương đối.

Tại ô E4, ta nhập vào bí quyết là: =VLOOKUP(D4,$Ɓ$17:$₵$20,2,1)

Trong số đó:

  • D4: Là giá trị cần đối chiếu.

  • $Ɓ$17:$₵$20: Là bảng dò tìm.

  • 2: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.

  • 1: Kiểu tìm kiếm tương đối.

Sau khoảng thời gian điền xong bí quyết cho ô E4, tiếp tục kéo xuống sao chép bí quyết cho những học viên sót lại. Xem xét hình để thấu hiểu hơn về bí quyết & cách dò tìm tương đối.

Hàm vlookup

Hình minh hoạ sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm tương đối.

Dễ thấy, khi không do tìm được kết quả nào trùng khớp với giá trị dò tìm thì hàm Vlookup sẽ lấy giá trị lớn nhất tiếp theo bé hơn nó.

4. Những vấn đề cần biết khi sử dùng hàm Vlookup trong Excel.

4.1. Một số cảnh báo khi sử dụng hàm Vlookup trong Excel.

  • Khi tạo bí quyết hàm bạn cần cố định Table_array (vùng cần tìm kiếm) bằng cách thêm kí tự $ vào địa chỉ của vùng  ( VD: $?$18:$Ɓ$21) để khi ta sao chép bí quyết xuống các hàng khác thì vùng cần tìm kiếm không bị biến đổi theo.

  • Hàm Vlookup trong Excel chỉ có thể tìm ở cột ngoài cùng bên trái của vùng ta chọn. Nếu bạn cần tìm ở những địa điểm khác, hãy sử dụng bí quyết Index phối hợp Match.

  • Hàm Vlookup trong Excel không phân biệt được chữ hoa & thường.

  • Nếu range_lookup được đặt là TRUE hoặc bỏ trống (kết quả khớp tương đối), các giá trị ở vị trí đầu tiên của table_array phải được xếp theo thứ tự tăng dần (?-Ż) từ trái sang phải.

  • Khi dùng hàm Vlookup để tìm kiếm tuyệt đối nhưng vùng cần tìm kiếm lại không chứa giá trị đó thì kết quả trả về sẽ là #ɳ/?!.

4.2. Chỉ dẫn sử dụng dấu chấm dấu phẩy.

Bạn có đang gặp vấn đề trong việc dùng dấu chấm “.” dấu dấu chấm phẩy “;” trong việc ngăn cách cách thành phần trong hàm, hay dấu chấm “.” dấu phẩy “,” trong việc phân cách chữ số thập phân?

Trong Excel người ta thường dấu phẩy “,” trong việc ngăn cách thành phần trong hàm & phân cách các hàng nghìn, triệu, tỷ trong số. Dấu chấm “.” để phân cách chữ số thập nhân. Nhưng trong ở một số bản PM Excel khác lại dùng dấu phẩy “,” để phân cách hàng thập phân & dấu chấm “.” để phân cách các nhóm 3 chữ số (các hàng nghìn, triệu, tỷ), còn dấu “;” để phân cách các thành phần trong hàm. Điều này khiến người dùng dễ lầm lẫn khi dùng dấu chấm & dấu phẩy trong Excel.

Trong Excel có 2 kiểu quy ước:

  • Quy ước kiểu phương Tây: Dấu chấm “.” là dấu để phân cách chữ số thập phân, còn phân cách các hàng nghìn, triệu, tỷ & các thành phần khi viết hàm là dấy phẩy “,”.

  • Quy ước của Viet Nam: Dấu phẩy “,” để phân cách hàng thập phân & dấu chấm “.” để phân cách các nhóm 3 chữ số (các hàng nghìn, triệu, tỷ), còn dấu “;” để phân cách các thành phần trong hàm.

Vậy làm cách nào để biết Excel của mình dùng tuần theo quy ước nào, bạn có thể thử cách sau:

  • Nhập thử một số thập phân tại ô nào đó, nếu Excel không dịch số đó về bên phải thì dấu ngăn cách thập phân là dấu “.” (chấm).

  • Nếu dấu ngăn cách thập phân là dấu “.” thì dấu ngăn cách phần ngàn là dấu “,” (chẳng hạn: 1,234.55) & dấu ngăn cách đối số trong bí quyết là dấu “,” (chẳng hạn: if(a1vàgt;b1,0,1)).

  • Nếu dấu ngăn cách thập phân là dấu “,” thì dấu ngăn cách phần ngàn là dấu “.” & dấu ngăn cách trong bí quyết là dấu “;” (chấm phẩy).

Khi Excel của các bạn tuần theo quy ước của Viet Nam bạn cần đề ý hơn khi nhập Data, lập bí quyết, tra cứu bí quyết để thích hợp.

Nhưng để tiện sử dụng & tra cứu chúng ta nên đổi sang quy ước của phương Tây bằng cách:

File => Opstion => Advanced => tìm & bỏ tick Use system separators => Decimal separator để là “.”, Thousands separator để là “,” => click OK để hoàn tất căn chỉnh.

Sử dụng dấu chấm, dấu phẩy

4.3. Chỉ dẫn sử dụng địa chỉ tuyệt đối khi dùng hàm Vlookup trong Excel.

Trong excel có 3 loại địa chỉ:

  • Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ bị biến đổi tương ứng với mỗi dòng & cột khi tất cả chúng ta thực hiện copy bí quyết. (VD: B5 là địa chỉ của hàng 5 cột Ɓ).

  • Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ được cố định lại, không bao giờ thay đổi khi ta sao chép bí quyết. (VD: $?$1- địa chỉ tuyệt đối của 1 ô, $Ɓ$17:$₵$20 – địa chỉ tuyệt đối của 1 vùng)

    • Để tạo địa chỉ tuyệt đối, thì bạn nhấn phím F4, hiện thời sẽ có dấu $ ($) ở trước chỉ số cột & dòng.

    • Tóm lại nếu là địa chỉ tuyệt đối thì bạn thấy có dấu $ ($) trước chỉ số cột & dòng.

  • Địa chỉ hỗn hợp: Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ chỉ cố định dòng hoặc cột mà thôi.

    • Cố định cột: Chẳng hạn: $A1, thì bạn thấy chỉ số cột được cố định, còn chỉ số dòng không được cố định.

    • Cố định dòng: Chẳng hạn: ?$1 thì bạn thấy chỉ số cột không được cố định, còn chỉ số dòng cố định.

Khi sử dùng hàm Vlookup trong Excel bạn thường phải tìm kiếm cho cả cột nên việc sao chép bí quyết là không tránh khỏi. Giờ đây bạn cần cảnh báo để địa chỉ của vùng tìm kiếm là địa chỉ tuyệt đối để khi ta sao chép bí quyết cho những hàng khác thì vùng tìm kiếm của ta không bị biến đổi.

4.4. Đặt tên cho bảng trong Excel.

Địa chỉ các ô, các bảng, các vùng trong Excel được lưu bằng những kí tự & số rất khó nhớ, điều này gây khổ cực & tồn thời gian cho tất cả chúng ta khi phải gọi ra các bảng, các vùng dữ liệu từ nhiều nơi. Để dễ dàng hoá việc này chúng ra có thể đặt tên cho các vùng dữ liệu. Khi cần sử dụng đến tất cả chúng ta chỉ cần gọi tới vùng đó thông qua tên đã đặt.

Đặt tên cho vùng dữ liệu dữ liệu bằng cách:

B1: Chọn vùng mong muốn đặt tên, vùng này có thể là 1 ô hoặc 1 vùng tuỳ theo mục đích sử dụng của các bạn.

B2: Tại ô địa chỉ của vùng dữ liệu (góc bên trên phía bên tay trái, ngay trên cột ?) ta nhập tên cho vùng dữ liệu & Enter.

Đặt tên cho vùng dữ liệu

Ảnh minh hoạ: Đặt tên cho vùng dữ liệu trong Excel.

Sau khoảng thời gian đặt tên cho vùng dữ liệu ta chỉ cần gọi vùng đó ra thông qua tên mà không lo địa chỉ bị sai khi sao chép bí quyết từ dòng này sang dòng khác.

Khi sử dụng hàm Vlookup ta có thể đặt tên cho cùng cần tìm kiếm mà không cần quan tâm tới địa chỉ tuyệt đối của nó.

VD: Ở chẳng hạn bên trên sau thời điểm đã đặt tên cho bảng quy định xếp loại.

Từ bí quyết: =VLOOKUP(D4,$Ɓ$17:$₵$20,2,1).

=> Ta có thể sử dụng bí quyết: =VLOOKUP(D13,quy_dinh,2,1).

Cả 2 bí quyết này đều tương tự nhau nhưng với bí quyết mà vùng tìm kiếm được đặt tên giúp ta đơn giản sao chép cho những hàng khác & dễ dàng, dễ hình dung.

Kết luận.

 Vlookup là một hàm căn bản trong Excel, trợ giúp rất mạnh trong việc đo đạc & dò tìm dữ liệu nhưng không phải ai cũng có thể nắm rõ cách sử dụng hàm này. Trên đây là chỉ dẫn cụ thể cách sử dụng hàm Vlookup căn bản nhất & một số chẳng hạn rõ ràng hi vọng giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công! 

Video chỉ dẫn:

Đề xuất học hành mở rộng.

Trọn bộ khoá học Excel căn bản Free: Học Excel căn bản

Các nội dung liên quan:

 

 

 

 

 

 

 

4

4

votes

Article Rating

Xem Thêm  Cách đặt màu nền bằng HTML và CSS - màu nền div html

Viết một bình luận