Hướng dẫn mua con dấu ở Nhật và Cách đăng ký con dấu

Tại Nhật Bản, con dấu (印鑑 inkan hay nói một cách khác là はんこ Hanko) có ý nghĩa như chữ ký của các bạn, thay vì ký tên vào các giấy tờ thì bạn sẽ đóng dấu. Bởi thế, con dấu là một đồ dùng đặc biệt quan trọng trong cuộc đời tại Nhật Bản. Tùy thuộc quy định của thủ tục đăng ký mà chữ ký cũng có thể được chấp thuận.

Dù đã quen với việc sử dụng chữ ký trong mọi tình huống ở viet nam, nhưng khi đã đến Nhật để học hành và làm việc, bạn phải có tối thiểu một con dấu để có thể thực hiện các thủ tục hành chính, công nhận giấy tờ trọng yếu.

※Nói lẽ ra, “inkan” (印鑑) và “hanko” (ハンコ) có ý nghĩa khác nhau. Nhưng ngày nay chúng đưa nghĩa hầu hết giống nhau, chính vì như thế bạn có thể sử dụng một trong hai từ này khi nói về con dấu.

Phân loại và vận dụng của con dấu

Tùy thuộc mục đích sử dụng mà người ta phân con dấu thành những loại căn bản sau:

Con dấu chính thức (実印 Jitsu-in)

Khác với con dấu (inkan) thông thường, 実印 Jitsu-in là con dấu chính thức, đại diện cho bạn, có hiệu lực về mặt pháp lý. Và để sử dụng nó, bạn cần phải thực hiện thủ tục “Đăng ký con dấu” (印鑑登録 Inkan tōroku, xem bên dưới để biết thêm cụ thể) tại đơn vị hành chính bản địa (市役所/区役所).

Nó được sử dụng trong các trường hợp trọng yếu như đăng ký kinh doanh hay mua nhà hoặc các giấy tờ liên quan đến pháp lý. Đây là loại con dấu có tính bảo mật cao nhất, không trùng lặp với bất kì người nào nên bạn cần phải gìn giữ thận trọng, tránh làm mất. Nếu lỡ làm mất, bạn phải báo lên văn phòng chính quyền bản địa nơi sinh sống để xoá đăng ký con dấu cũ và làm con dấu mới.

Yêu cầu cho Jitsu-in là trên đó cần có một phần tên của các bạn và nó có thể viết bằng bất kì loại chữ viết nào (Romaji, Hiragana, Katakana, Kanji). Người Nhật hay dùng Họ trong các giao dịch của mình. Bên cạnh đó, là người ngoại quốc, bạn có thể khắc cả họ hoặc tên của mình lên con dấu. Đường kính của con dấu nằm trong khoảng từ 8mm đến 25mm nên bạn hãy chọn ký tự phù phù hợp với kích cỡ con dấu.

Nhân tiện, nếu bạn tạo một Jitsu-in chỉ với Họ của mình, thì mọi người trong nhà (cùng họ) của các bạn cũng chẳng thể sử dụng nó. Mỗi người cần Jitsu-in sẽ phải chuẩn bị một con dấu khác nhau. Vì vậy, trước khi làm chúng ta nên tới công nhận với đơn vị hành chính quận nơi bạn sống để công nhận những mẫu chữ được chấp thuận, sau đấy tới làm ở cửa hiệu chuyên về con dấu.

Con dấu bank (銀行印 Ginkō-in)

ginko-in

Đúng như cái tên, 銀行印 Ginkō-in là một con dấu thiết yếu cho các thủ tục bank. Con dấu mà bạn đã đăng ký với bank khi bạn mở account sẽ là con dấu bank.

Chủ yếu mọi người thường sử dụng ATM để rút tiền hội họp từ account của họ. Bên cạnh đó, nếu bạn mong muốn rút số vốn vượt quá hạn chế giao dịch tại ATM, bạn sẽ cần phải làm thủ tục tại quầy. Vào thời điểm đó, con dấu bank được sử dụng để công nhận danh tính.

Con dấu này cũng thiết yếu khi đăng ký chuyển tiền hoặc khi biến đổi thông tin chủ account như địa chỉ cư trú, mã số cá nhân (my number) với bank.

Con dấu cá nhân (認印 Mitomein)

mitome-in

Mitome-in là con dấu cá nhân, không có tính pháp lý và không cần đăng ký. bạn có thể dùng để đóng dấu phê duyệt chuyển hàng hay các thủ tục thường ngày không yêu cầu chặt chẽ về tính pháp lý.

Xem Thêm  NHÀ KHO AUDIOBOOK CỦA QUÁN VEN Đ - lap trinh hop ngu

Nó cũng được sử dụng cho công việc văn phòng và nhận chuyển phát nhanh tại công ty du học, nhưng sẽ thuận lợi hơn nếu bạn sử dụng con dấu của Shachihata được miêu tả dưới đây.

Ngay cả khi nó không phải là con dấu chính thức được đăng ký, Mitome-in vẫn đưa ý nghĩa là “phê duyệt” hoặc “xác nhận”. Chính vì vậy, hãy chắc cú công nhận bài viết thật kỹ trước khi đóng dấu lên bất kỳ loại thủ tục, giấy tờ nào.

Vật liệu làm con dấu

Tùy thuộc sở thích của các bạn và loại con dấu mà vật liệu làm con dấu sẽ khác nhau. Có thể là bằng đá, bằng gỗ hoặc bằng nhựa cứng, cao su.

So với các con dấu có tính bảo mật cao như Jitsuin hay Ginkō-in, bạn cần đặt làm thủ công vật liệu là đá hoặc gỗ tốt để khó làm giả và có thể giữ gìn trong thời gian dài.

Mitomein có thể mua tại cửa hiệu 100 yên hoặc làm thuộc máy auto và sử dụng những vật liệu rẻ như cao su hoặc nhựa cứng.

Shachihata (シャチハタ)

shachihataシヤチハタ ネーム9 画像引用元:シヤチハタ公式サイト

Khi sử dụng các loại “inkan” thông thường, ta phải lấy con dấu ấn lên hộp mực tách biệt (gọi là 朱肉 Shuniku) rồi kê lên một mặt giấy có lót đệm cao su hoặc có độ lũ hồi khẳng định, sau đó mới đóng dấu. Bên cạnh đó, con dấu Shachihata lại có tích hợp sẵn mặt in dấu bằng cao su và lọ mực bên trong ruột giống như bút mực vậy, nên bạn có thể đóng trực tiếp lên giấy mà không cần Shuniku và đệm lót. Cũng chính vì sự tiện dụng đó mà con dấu Shachihata rất rất được ưa chuộng tại Nhật để sử dụng như một Mitomein trong đời sống hằng ngày.

Loại con dấu này do công ty du học cổ phần Shachihata sáng kiến, chứ không phải là tên của dòng sản phẩm. Bên cạnh đó, do nó rất thông dụng và rất được ưa chuộng nên mới được gọi là “con dấu Shachihata”.

Bên cạnh đó, các thủ tục giấy tờ chính thức hoặc trọng yếu thường chỉ định rằng “Shachihata không được chấp nhận.” Điều đó là do con dấu Shachihata có mặt phẳng in mực làm bằng cao su. Do vậy, dấu ấn của chúng có thể biến đổi tùy thuộc vào vào cách chúng được đè xuống khiến hình dạng của con dấu thay đổi. Chính vì vậy, chúng chẳng thể được sử dụng cho các ebook trọng yếu.

Có thể dùng chữ ký thay cho con dấu hay không?

Về căn bản, chữ ký sẽ khó có thể được chấp thuận so với các thủ tục cần sử dụng con dấu Jitsuin hay Ginkō-in.

Trong một số trường hợp, chữ ký có thể được sử dụng thay cho thủ tục công nhận bằng con dấu. Chẳng hạn, người Nhật thường sử dụng chữ ký để nhận dịch vụ chuyển phát nhanh tận nhà hoặc công nhận hóa đơn thanh toán tận nhà hàng.

Chính vì vậy, nếu bạn đắn đó không biết mình có thể sử dụng chữ ký để thay thế con dấu hay không, hãy đọc kĩ hướng dẫn điền đơn hoặc liên hệ với người tiếp nhận giấy tờ để được làm rõ nhé.

Thủ tục đăng ký con dấu

inkan-registration

Việc đăng ký con dấu (印鑑登録 Inkan touroku) khác với việc tạo con dấu. Đăng ký con dấu tức là bạn đã con dấu rồi và việc thự hiện thủ tục đăng ký là để hợp pháp hoá con dấu, minh chứng bạn là người sở hữu con dấu đó. Khi hoàn tất thủ tục đăng ký, bạn cũng sẽ được cấp giấy phê duyệt đăng ký con dấu (印鑑証明書 Inkan shōmei-sho).

Xem Thêm  Tài liệu csv - pandas 1.4.2 - đọc csv với gấu trúc

Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các thủ tục chung để đăng ký con dấu.

Trường hợp tự đăng ký tại quầy

Nếu bạn tự đến quầy thủ tục để đăng ký, quy trình sẽ biến đổi tùy thuộc vào vào loại giấy tờ minh chứng danh tính và sự hiện diện / vắng mặt của người bảo hộ.

Nếu đưa theo giấy tờ kiểm tra danh tính có ảnh khuôn mặt

So với người nước ngoài sinh sống tại Nhật, giấy tờ kiểm tra danh tính có thể sử dụng là: thẻ cư trú (Residence card), hộ chiếu hoặc bằng lái xe đăng ký tại Nhật.

Chuẩn bị:

  • Con dấu cần đăng ký
  • Giấy tờ kiểm tra danh tính có ảnh khuôn mặt

Quy trình đăng ký:

  1. Đưa các giấy tờ trên ra 区役所 nơi bạn ở và điền các thông tin thiết yếu vào đơn đăng ký con dấu
  2. Nộp đơn đã điền kèm theo đồ dùng, giấy tờ yêu cầu cho người tiếp nhận.
  3. Nhận giấy phê duyệt con dấu. Hoàn tất.

Còn nếu như không có giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt

Nếu bạn chỉ có thể chuẩn bị một giấy tờ tùy thân mà không có ảnh khuôn mặt, ví dụ như thẻ bảo hiểm y tế, hoặc thẻ nhắc nhở mã số cá nhân (通知カード),… bạn sẽ cần phải thực hiện trước vài thủ tục khẳng định tại quầy. Sau đó quay trở lại để giải quyết nó sau thời điểm thu được giấy đăng ký bổ sung đã được gửi đến nhà bạn.

Chuẩn bị:

  • Con dấu cần đăng ký
  • Giấy tờ kiểm tra danh tính không có ảnh khuôn mặt: 2 loại (thẻ bảo hiểm, sổ lương hưu, thẻ nhắc nhở mã số cá nhân,…)

Quy trình đăng ký:

  1. Đưa các giấy tờ trên ra tòa thị chính nơi bạn ở và điền các thông tin thiết yếu vào đơn đăng ký con dấu.
  2. Điền các mục thiết yếu vào phiếu giải đáp (回答書 Kaitō-sho) được gửi đến nhà bạn.
  3. Đưa theo đơn yêu cầu (回答書 Kaitō-sho) đã điền ở trên tới tòa thị chính một lần nữa để làm nốt thủ tục.
  4. Hoàn tất.

Còn nếu như không có giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt nhưng có người bảo hộ

Nếu bạn có một người bảo hộ, chẳng hạn như một member gia đình đã đăng ký con dấu của anh ấy / cô ấy, bạn có thể hoàn tất đăng ký con dấu vào ngày bạn đến tòa thị chính. Ngay cả khi bạn chỉ có giấy tờ tùy thân không có ảnh mặt minh chứng.

Chuẩn bị:

  • Con dấu cần đăng ký
  • Giấy tờ kiểm tra danh tính không có ảnh khuôn mặt: 2 loại (thẻ bảo hiểm, sổ lương hưu, thẻ nhắc nhở mã số cá nhân,…)
  • Chữ ký và con dấu của người bảo hộ (con dấu đã đăng ký của người bảo hộ)
  • Giấy phê duyệt con dấu của người bảo hộ (về phép tắc không bắt buộc nếu đăng ký con dấu được thực hiện trong cùng khu vực)

Quy trình đăng ký:

  1. Điền vào mẫu đăng ký con dấu tại văn phòng chính phủ (bao gồm cả mục người bảo hộ) và nộp cho quầy thủ tục.
  2. Hoàn tất

Trường hợp đăng ký hộ

Nếu vì một nguyên nhân nào đó, chính chủ chẳng thể tự đến quầy làm thủ tục. Người đăng ký có thể ủy quyền cho một người khác đại diện thực hiện dùm mình.

Chuẩn bị:

  • Con dấu cần đăng ký
  • Thẻ ID có ảnh khuôn mặt người ủy thác (đưa bản gốc ở lần truy cập thứ hai)
  • Giấy ủy quyền (委任状: Ininjou)
  • Thẻ ID của người đại diện
  • Con dấu của người đại diện

Quy trình đăng ký:

  1. Người đại diện điền vào mẫu đăng ký con dấu tại văn phòng Tp và nộp cho quầy
  2. Người đại diện điền các mục thiết yếu vào phiếu giải đáp (回答書 Kaitō-sho) được gửi đến nhà.
  3. Người đại diện đưa theo đơn yêu cầu (回答書 Kaitō-sho) đã điền ở trên tới tòa thị chính để làm nốt thủ tục.
  4. Hoàn tất.
Xem Thêm  Định hình lại dữ liệu bằng Python - định hình lại trong python là gì

Thủ tục đăng ký con dấu có thể khác với ở trên tùy thuộc vào vào quy định của từng Tp. Vui lòng kiểm soát trước thông tin quy trình đăng ký con dấu trên website của Tp.

Sau khoảng thời gian giải quyết thủ tục đăng ký con dấu, bạn sẽ thu được Thẻ công nhận đăng ký con dấu (印鑑登録証カード Inkan tōroku-shō kādo). Bằng cách đưa thẻ này, bạn sẽ có thể xin cấp giấy phê duyệt đăng ký con dấu (印鑑証明書 Inkan shōmei-sho) tại quầy.

inkan registration card Thẻ công nhận đăng ký con dấu

Xin cấp giấy phê duyệt con dấu

inkan-certificate

Bạn có thể xin cấp giấy phê duyệt đăng ký con dấu (印鑑証明書 Inkan shōmei-sho) thiết yếu khi mua bds hoặc ôtô, bằng cách nộp đơn tại quầy thủ tục của tòa thị chính ở Tp của các bạn.

Chuẩn bị:

  • Thẻ công nhận đăng ký con dấu (印鑑登録証 Inkan tōroku-shō)
  • Tiền lệ phí(100~300 yên tùy từng khu vực)
  • Giấy tờ kiểm tra danh tính

Để xin cấp giấy tờ này, bạn cần điền vào mẫu đơn có sẵn tại văn phòng tòa thị chính bản địa và nộp cùng với các giấy tờ đã chuẩn bị ở trên. Xin cảnh báo rằng bạn chẳng thể xin cấp giấy phê duyệt mà không có thẻ công nhận đăng ký con dấu của các bạn.

Nếu bạn có thẻ My Number (マイナンバー Mainanbā) và đã đăng ký phê duyệt điện tử để kiểm tra danh tính người dùng, bạn cũng có thể tự cấp giấy phê duyệt đăng ký con dấu tại máy photocopy đa dụng trong các cửa hiệu tiện dụng.

family-mart copierHình ảnh máy photocopy đa dụng tại hệ thống Family Mart 
Nguồn:ファミリーマート公式サイト

Xin cảnh báo rằng bạn cần phải gửi đơn đăng ký với văn phòng tòa thị chính bản địa để có được phê duyệt điện tử cho việc kiểm tra danh tính người dùng. Để biết thêm cụ thể, xin vui lòng kiểm soát thông tin tại website của từng Tp. Chẳng hạn, đây là một trang từ Tp Sagamihara, tỉnh Kanagawa.

Cửa tiệm làm con dấu

Có những chuỗi cửa hiệu như Hankoya 21 (はんこ屋さん21) , nơi bạn có thể làm con dấu trên toàn quốc. Nhưng chủ yếu nhân sự tại các cửa hiệu này không nói được ngoại ngữ như tiếng Anh. Chính vì vậy, chúng tôi xin giới thiệu một vài hệ thống cửa hiệu có trợ giúp tiếng Anh dưới đây:

Một số cửa hiệu chấp thuận đơn đặt mua trực tuyến, chính vì như thế hãy xem xét nếu di chuyển tới các cửa hiệu này không thuận lợi với bạn.

Kết luận

Một số hợp đồng và thủ tục trọng yếu ở Nhật Bản yêu cầu cần có con dấu mà chẳng thể thay thế bằng chữ ký.

Do vậy, là một người nước ngoài cư trú trong trung và lâu dài, tốt đặc biệt là chúng ta nên chuẩn bị trước cho mình một hoặc hai con dấu để thuận lợi trong tiến trình sinh sống tại Nhật. Có 3 loại con dấu: Jitsu-in con dấu được đăng ký, Ginkoin con dấu bank và Mitomein con dấu thường. Tuy khá cầu kỳ, nhưng mỗi con dấu lại có một vai trò khác nhau trong cuộc đời hằng ngày, chính vì như thế tất cả chúng ta nên ghi nhớ.

Trên đây là các thông tin về các loại con dấu và hướng dẫn làm con dấu tại Nhật mà chúng tôi thống kê. Nếu bạn còn bất kỳ những khúc mắc nào hãy để lại phản hồi phía dưới nội dung để được tư vấn trực tiếp nhé. Chúc bạn thành công!

Viết một bình luận